Wie bei jedem System gibt es auch auf dem Gebiet der Postverteilung und -Zuordnung immer wieder einige interessante Neuerungen zu beobachten. Seit in den Vereinigten Staaten das System der Postfächer eingeführt wurde, wuchs die Nachfrage daran stetig – und das weltweit. Die meisten Leute kennen den Begriff hauptsächlich von den “Letter boxes”, welche lokale Postfilialen gegen ein Entgelt anbieten, jedoch ist es auch in grösseren Unternehmen oder Organisationen gängig, ein Postverteilungssystem zu nutzen.
In der Regel ähneln diese Postfächer denen, die man aus den Filialen der Post kennt. Meist wird die Eingangspost von einer zentralen Poststelle oder dem Sekretariat des Unternehmens erfasst und verteilt. Jeder der Empfänger hat dann ein Postfach, welches er täglich leert. Auf diesem Weg wird sicher gestellt, dass die Briefe auch ankommen.
Einige Betriebe bekommen jedoch so viel Post, dass das Sortieren per Hand sehr aufwandsintensiv ist. Ein anderer Nachteil herkömmlicher Anlagen ist, dass sie einiges an Platz benötigen. Um hier Zeit und somit Geld zu sparen, haben sich diverse Anbieter von Postfachanlagen Lösungen einfallen lassen, die wirtschaftlich und zugleich auch praktisch sind.
Eine Idee ist, dass sich die Fächer auch zum Aufbewahren anderer kleinerer Gegenstände eignen, die nur bestimmten Mitarbeitern zugänglich gemacht werden sollen. Über Sensoren und Chips oder Schlüsselkarten können zum Beispiel Autoschlüssel für Firmenwagen oder Werkzeuge verwahrt werden. Stattet man die Anlage dann zusätzlich mit einem eigens dafür entworfenen Reservierungsssystem aus, so lässt sich sicher stellen, dass es keine Probleme mit der fristgerechten Nutzbarkeit gibt.
Eine andere Variante ist, das physische Verteilen der Post direkt zu unterlassen. Eine spezielle Software ist in der Lage, die eingescannten Briefe über die Analyse des Briefkopfes automatisch per E-Mail an den entsprechenden Empfänger zu senden. Ein Nachteil könnte jedoch sein, dass es bei vielen Namen mehrere mögliche Schreibweisen gibt und hierdurch Post nicht zugestellt werden kann. Dies würde zu manueller Nacharbeit führen.
